红字发票也就是负数发票，用于销货退回、开票有误、销售折让等场景，很多企业收到红票不知道如何进项转出、入账，处理错了直接引发增值税预警。红字发票分销方开红票、购方发起红冲两种情形，专票和普票流程不一样。
增值税普通发票红冲操作简单，销货方直接在开票系统开具负数普票，不需要申请红字信息表。如果原普票已经交给客户，不需要收回原件，电子普票更是无法收回，红冲之后财务凭红字发票入账冲减当期收入即可。
增值税专用发票红冲要分状态判断。第一种，发票还没交给客户、客户也没有勾选抵扣，由销售方自行开具红字信息表，审核通过开出红票。第二种，发票已经给到客户，并且客户已经勾选抵扣进项，**由购买方在增值税发票综合服务平台发起红字信息表**，做进项税额转出，销售方凭审核通过的信息表开具红字专票。第三种，客户拿到专票但还没有抵扣，发票联、抵扣联退回给销方，由销方发起信息表红冲。
重点：已经抵扣的专票，客户一旦发起红字信息表，当期就要做进项转出，不是等收到红字发票才转出。不少财务等到拿到负数发票才转出，造成进项长期挂账，被税务预警。
入账规则：销货方拿到红票，冲减销售收入、冲减销项税额；购货方收到红票，冲减采购成本，已经抵扣进项的必须进项税额转出。配套资料留存：退货协议、折让协议、入库退回单据，不能只凭一张红字发票做账。
高频误区。第一，单纯发票丢失直接开红字发票，业务真实没有退货、没有开错，不能红冲；第二，专票红冲之后，直接删除原来的蓝字发票台账，蓝字票依旧要留存归档；第三，红冲之后随意重开，重开新票的商品、业务要和真实交易匹配。
还有电子专票红冲，流程和纸质专票一致，红冲之后原蓝字电子专票仍然有效，只是系统标记负数对冲，原票不能再重复抵扣。如果是部分折让，只需要对折让金额开红字，不用整张全额红冲。
如果红字信息表上传审核不通过，先核对蓝字发票代码号码、开票状态，看是否已经被红冲、是否已经作废。红冲属于高频风控场景，大额连续红冲、短时间大量红票，税局会重点核查业务真实性，提前备好退货、折让佐证材料。